7.1 LØPSSØKNAD/TERMINLISTE

O-utvalget retter hvert år i november/desember en skriftlig forespørsel til lag vi anser aktuelle som løpsarrangører den følgende sesong. Søknad om å arrangere løp sendes O-utvalget innen 31. desember. O-utvalget utarbeider deretter terminliste i samråd med søkerne. Før endelig terminliste offentliggjøres, bes søkerne om å bekrefte informasjon om løpsområde (samlingsplass/kart, se 7.2), løpsleder, løypelegger og kontrollør (se 7.3), samt øvrig informasjon av betydning for oppsett av terminlisten.

7.2 VALG AV LØPSOMRÅDE

Bruk av samlingsplass skal klareres med grunneier. Det skal tas hensyn til vekst, dyreliv og grunneierforhold (VDG), se Avtale om retningslinjer for o-idrettens forhold til naturmiljø og rettighetshavere, til sist i denne huskelisten. Dette gjøres best i samarbeid med kartklubben. En god kartklubb har oversikt over sårbare område på kartet, og kan bistå med grunneierkontakt (det beste er jo om bruk av samlingsplasser og øvrig bruk av kartområdet er avtalt med grunneiere på forhånd). Kartet bør være godkjent av kretsen de siste 3 årene (se www.aook.no, Anlegg, Godkjente kart)

Samlingsplass skal som vanlig regel stå i terminlista. Hvis løpet må flyttes, må arrangøren sørge for at stedet blir kunngjort i god tidfør løpsdagen, vedmelding til O-utvalget v/Terje Mathisen som vil sørge for kunngjøring på O-utvalgets hjemmeside.

7.3 LØPSLEDER, LØYPELEGGER OG KONTROLLØR

Løpsleder og løypelegger bør være klar allerede ved søknad om arrangement. Løpsleder er ansvarlig for arrangementet. NOF (Norges Orienteringsforbund) har utgitt håndbok for arrangement og løypelegging. Ved alle poengløp og åpent kretsmesterskap skal det være kontrollør. Se for øvrig Konkurransereglenes punkt 6.9.2.

7.4 INNBYDELSE

Se konkurransereglene pkt. 6.9.4 og Krav til avvikling av løp.

7.5 UTSTYR

O-utvalget v/Knut Erik Østengen leier ut følgende utstyr:

· EKT-utstyr: tidtakingskoffert, postenheter, start og mål-enheter, se tidtakingssystem.

· Postskjermer

· Start- og målseil

· Startklokke

· Arrangørtelt med bord og stoler

· Saftdunk

Det foreligger 2 sett av postenheter av 30 enheter. Sett 1 nyttes på poengløp med oddetall (1,3 osv) og sett 2 nyttes på poengløp med partall (2,4 osv). Sammensetning med koder framgår av postenheter-oversikt på hjemmesiden.

Ved sesongstart vil alle løpere være oppført i den klassen de løp året før. De som har rykket opp i ny aldersklasse, må derfor føres over til denne. Det samme gjelder løpere som starter i en annen klasse enn den de tilhører. Det anbefales at løperne melder fra før sesongstart om endringer av klasse, brikkenummer mm.

Annet utstyr

· Førstehjelpsutstyr (OBLIGATORISK)

· Kart og postbeskrivelser

· Løperdrikke/drikkebegre (OBLIGATORISK)

· Merkebånd

· Presenninger

· Underlagsplater for kart og vannfaste penner til bruk ved start

· Diverse: Hammer, spiker, øks, tau, stiftemaskiner, limbånd, penner, blyanter etc.

7.6 KUNNGJØRING PÅ LØPSDAGEN

Punktet er slettet.

7.7 KARTOPPSLAG, KARTBRETT OG STARTLISTER

På løp uten forhåndstegnede kart, slås kartbrett opp på samlingsplass.Plass for postbeskrivelse bør være avmerket på kartbretten. Det må være tilstrekkelig antall kartoppslag for hver løype, for å unngå trengsel. Beregn antallet ut fra antatt tetthet i startene og tiden det tar å tegne inn løypa. Korreksjoner skal være påført kartbretten og kartoppslagene.

7.8 KARTKVALITET OG BRUK AV FORHÅNDSTEGNEDE KART

Kart skal være i overenstemmelse med IOFs kartnormer (ISOM eller ISSOM). Kartmålestokk 1:10000 eller større målestokk bør benyttes. Kartet bør være godkjent av kretsen mindre enn 3 år før løpet, alternativt bør kontrolløren sjekke kartkvaliteten i nærheten av postene og på alle naturlige veivalg mellom postene, slik at poster enten justeres eller som et minimum at kartoppslag inneholder alle nødvendige kartkorreksjoner.

Kartet skal være godt lesbart. Dette oppnås best ved å benytte en av NOFs autorisert produsenter (se NOFs retningslinjer på www.orientering.no) . Det bør benyttes kvalitetspapir med tilstrekkelig tykkelse (100-110g/m2) og matthet (G-print eller tilsvarende). Dersom kartet printes med dårligere kvalitet, bør det vurderes å øke målestokken på printet kart for å kompensere for dårligere printkvalitet.

Dersom arrangøren ønsker å benytte dårligere kart- eller print-kvalitet enn anbefalt, bør dette informeres om i innbydelsen, slik at eldre løpere og løpere med dårligere syn vet dette før de bestemmer seg for å delta.

Påtrykk av løyper på kart bør være mest mulig i overensstemmelse med IOFs kartnorm, som det er gjengitt utdrag av i det følgende. Påtegning med penn bør være mest mulig i tråd med kartnormen.

· All påtrykk på kartet skal utføres med transparent fiolett farge (PMS Purple) og en strektykkelse på ca 0,35 millimeter, med mindre noe annet er angitt. Ved påtegning med penn må brukes en vannfast farge og en strektykkelse som ligger nærmest mulig opp til dette.

· Startpunktet skal markeres med en likesidet trekant med ca 7 millimeter sider. Startpunktet skal være i trekantens sentrum, og ett av trekantens hjørner skal peke mot 1. post.

· Postene skal markeres med sirkler med diameter 5-6 mm med postene i sirklenes sentra.

· Mål og vekslingssteder skal markeres med dobbeltsirkel med diameter ca 5 og 7 millimeter.

· Start, poster og mål skal bindes sammen med rette linjer, men unntak av merkede løyper som skal tegnes som en stiplet linje langd den traséen løypa følger i terrenget. Postene skal nummereres fra nr. 1 og oppover. Nummereringen skal påføres nordorientert.

· Påtrykk og påtegning skal utføres slik at det ikke reduserer lesbarheten av viktige detaljer. Sirkler og linjer skal om nødvendig brytes.

· Kart og kartoppslag legges i plastposter eller lommer av så god kvalitet at de ikke "skrukker", eller blir mindre lesbare på grunn av fuktighet. Plastposer fra idrettsbutikken anbefales, se for eksempel www.idrettsbutikken.no/aspx/prdinfo.aspx?plid=15766. Postene/lommene forsegles.

7.9 PM OG POSTBESKRIVELSER

PM´et skal inneholde opplysninger til løperne om terreng, korreksjoner mm. av betydning for løpet. Postbeskrivelsen skal angi postens nummer, kode og beskrivelse av postdetalj.

O-utvalget vil også oppforde arrangørene å ta med i innbydelsen og i PM at mål stenges kl 20.00. Arrangøren må selvfølgelig vente til alle er i mål, men en stengning av mål kl 20.00 bør medføre at de som starter tilpasser starttidspunktet til løpsevne. Løpere som passerer mål etter dette tidspunkt vil bli oppført med disk i resultatlisten.

7.10 UTSETTING AV POSTER OG KVITTERINGSUTSTYR

Settes postene ut før løpsdagen, må kontroll foretas på løpsdagen.

7.11 LØPSDAGEN

1. Merk opp med skilt/skjermer og bånd til parkeringsplass, samlingsplass og start

2. Klargjør samlingsplass for

1. salg av kart, utlevering av materiell og utleie av brikker

2. oppsetting av kartbrett

3. målområdet klargjøres med målenheter og MTR med skriver

4. løperdrikke settes fram ved mål

5. I langløp skal det være drikkestasjon ca halvveis i løypene, dersom beregnet vinnertid er over 1 time, i henhold til NOFs krav.

3. Klargjør startområdet: kartoppslag pr. løype, merkepenner, tau for innhegning og startenheter.

4. Ved innkomst avleses brikkene. Leiebrikker leveres tilbake.

5. Kontroller at alle løpere kommer tilbake.

6. Resultatavlesning og innsending elektronisk til resultatansvarlig. Leiebrikkeliste sendes inn samtidig.

7. Demonter installasjoner, ta ned merkinger og rydd start- og samlingsplass.

7.12 ETTERARBEID

1. Ta inn postskjermer og kvitteringsutstyr. Materiell leid av O-utvalget leveres snarest eller leveres til neste arrangør etter avtale.

2. Faktura for løpsavgifter betales innen gitt tidsfrist.

3. Send oppgjør til eventuell kontrollør.